GDPR
| ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI NAVITAS CZ S.R.O. |
Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytujeme informace o tom, jak společnost NAVITAS CZ s.r.o získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami nabízeného zboží, při reklamacích a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.
Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018.
Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností a v souladu s vymezeným účelem zpracování. Naše služby nabízíme na této internetové stránce, jejichž jsme provozovatelem: www.navitascz.cz
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.navitascz.cz
Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti NAVITAS CZ s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.
Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.
1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ
|
Společnost: NAVITAS CZ s.r.o., se sídlem Piletická 523, 503 41 Hradec Králové, IČO 259 88 662, zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 18757 (dále jen „Společnost“). Kontaktní osoba: p. Miloš Kunc, e-mail: info@navitascz.cz, tel.: +420 602 364 684. Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.
2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ |
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší podnikatelské činnosti, tj. zejména poskytování reklamních služeb a vazby dokumentů, a abychom mohli plnit dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy potřebné pro zajištění chodu naší Společnosti a její rozvoj. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:
- 2.1 Realizace služeb a dodání zboží
Identifikační a kontaktní údaje
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:
- prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem) na adrese grafika@navitascz.cz, info@navitascz.cz,
- telefonicky prostřednictvím naší linky +420 734 230 335;
- písemnou objednávkou doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
- osobně v sídle Společnosti
Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů:
- jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
Tyto údaje jsou součástí každé objednávky (tedy uzavřené kupní smlouvy) a potřebujeme je pro možnost zpracování vaší objednávky. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli poskytnout služby a zboží dodat.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
- plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
- 2.2 Údaje ze vzájemné komunikace
Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s dodávkou služeb a nákupem zboží a vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:
- jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
- e-mail a telefon;
- IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby;
- číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy).
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
- vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy – tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
- vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
- Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů
Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:
plnění uzavřené smlouvy (v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
- 2.3 Účetnictví a daně
Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách za poskytnuté/odebrané služby), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).
- 2.4. Výkon (resp. obhajoba) práv
Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.
Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
- zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).
3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE? |
Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:
A) Realizace služeb a dodání zboží
Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy)
B)Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů
Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy)
C) Účetnictví a daně
Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 5-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší
D) Výkon (resp. obhajoba) práv
Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.
Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností)
4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ |
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování objednávek nebo v souvislosti s vaší činností související s realizací objednávek zboží a služeb.
Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.
5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ |
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.
Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly, Úřad pro civilní letectví). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.
6. JAKÁ MÁTE PRÁVA? |
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.
Stáhnout formulář
Právo na opravu osobních údajů
Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).
Stáhnout formulář
Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.
Stáhnout formulář
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
Stáhnout formulář
Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
Stáhnout formulář
Právo na odvolání uděleného souhlasu
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.
Stáhnout formulář
Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.
Právo na námitku
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).
Stáhnout formulář
Právo na podání stížnosti
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
Stáhnout formulář
Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: p. Miloš Kunc, email: info@navitascz.cz, tel.: 602364384 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.navitascz.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.
Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.
V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.